Het is weer die periode van het jaar waarin communicatiemedewerkers informatie en cijfers voor het jaarverslag verzamelen met een toewijding die doet denken aan eekhoorns die hun wintervoorraad bij elkaar sprokkelen. Dappere mannen en vrouwen pennen duizenden woorden bij elkaar, gieten cijfers in monsterlijke tabellen en waken er zorgvuldig over dat niets of niemand over het hoofd wordt gezien. Maar wie leest dat allemaal?
Eerlijk? Bijna niemand.
Jaarverslagen worden vaak vooral gemaakt om aan verplichtingen en verwachtingen te voldoen. Kan je daar écht niet onderuit, maak dan zeker een uitgebreid jaarverslag. Ik zou echter niet meer uitweiden dan nodig.
Weet je, ik vind het zonde. Die lijvige documenten die door slechts een handvol mensen worden gelezen. Personeelsleden die hun tijd veel beter zouden kunnen besteden. Met plannen voor het nieuwe jaar, bijvoorbeeld.
Waar ik wél absoluut blij van wordt, zijn jaaroverzichten. Beknopt. Bondig. Boeiend. Geschikt voor een brede doelgroep. Een brochure die in één oogopslag vertelt wat je het afgelopen jaar deed en tegelijkertijd als een visitekaartje en portfolio fungeert. Met wat foto’s en een vlotte lay-out.
Zo schrijf je een jaarverslag dat wél gelezen wordt
- Schrijf niet over alles wat je het afgelopen jaar gedaan hebt, maar maak een selectie. Zorg dat je een goed overzicht geeft van de verschillende aspecten van je bedrijf of organisatie.
- Hou je teksten kort en bondig. En kort ze dan nog wat in. En dan nog een beetje. Nee, echt.
- Denk in thema’s. Bundel gelijkaardige projecten op één bladzijde.
- Licht voor- of achteraan in een paar zinnen toe wat je bedrijf of organisatie doet en wat jullie missie is.
- Een cijfer kan soms meer zeggen dan duizend woorden. Spring hier wel zorgvuldig mee om en kies enkel de meest opvallende en relevante cijfers. Aandeelhouders kan je altijd nog een uitgebreid cijferoverzicht bezorgen. Jan/Janine met de pet wordt er niet warm van.
- Vermijd vakjargon, verwijs niet naar interne zaken of wat je in een vorige publicatie schreef. Dit verslag is voor een brede doelgroep en is misschien wel de eerste kennismaking van de lezer met jouw bedrijf.
- Cijfers (en feiten) kan je op een toffe manier vormgeven, bijvoorbeeld met leuke tekeningen of foto’s. Of zeg het eens met een infographic. Ik ben dol op infographics, het is de ideale manier om mensen die normaal gezien enkel de foto’s bekijken toch iets meer mee te geven.
- Denk goed na over het formaat. Brochures zijn handiger en leuker dan een A4-document. Een klein formaat verplicht je ook om het kort te houden. Had ik al gezegd dat je het best kort houdt?!
- Laat je folder vormgeven door iemand met verstand van zaken en laat hem drukken bij een professionele drukkerij.
- Denk goed na over je oplage. Het heeft geen zin om zomaar duizenden exemplaren te laten drukken. Aan de andere kant mag je ook niet te zuinig zijn met je jaarverslag. Als je het goed aanpakt, vormt je jaaroverzicht immers het perfecte visitekaartje.
- Proficiat, je hebt een onweerstaanbaar jaaroverzicht! Nu komt de belangrijkste stap: de verspreiding! Bezorg het aan iedereen die ook maar iets met je bedrijf of organisatie te maken heeft: klanten, leveranciers, mensen, organisaties en overheden waar je mee samenwerkt, … Throw it around like confetti!
Zij gingen je voor!
Toch geen tijd of zin om eraan te beginnen? Weet dan dat je bij mij steeds terecht kan om je (beknopt) jaarverslag voor jou te maken. Indien gewenst, werk ik samen met een vormgever en drukker.
Zelf maak ik nu al enkele jaren een beknopt jaaroverzicht voor verschillende organisaties, waaronder Bosgroep Limburg en Centrum Duurzaam Groen. Geen ellenlang verslag, maar een A5-folder opgedeeld in een paar hoofdstukjes. Veel foto’s, korte teksten, enkel de meest essentiële en opvallende cijfers.
Ze maken daarnaast ook een uitgebreider jaarverslag voor intern gebruik, dat ze aan mij bezorgen en waaruit ik mijn informatie haal voor de folders. Maar het zijn de beknopte jaaroverzichten die op grotere schaal verspreid worden. Ze worden gretig gelezen en geven een goed idee van waar de organisatie in kwestie mee bezig is en wat ze voor anderen kan betekenen. Ideaal, toch?
teksttype.be 